Videoconferencias: al buen uso, menos costes.

¿Cuantos de ustedes ya han visto en sus empresas el uso de tecnologías como la videoconferencia o teleconferencias? A pesar de encontrarnos en la que denominan era de la comunicación, no dejan de sorprender por más familiarizados que estemos con los distintos avances tecnológicos y sus ventajas, el nivel al que hemos llegado en relativamente poco tiempo.

Sorprende, no tanto por el sistema de comunicación en sí mismo, sino por lo accesibles que este tipo de soluciones resultan para cada vez más tipos de empresas. in duda, hay sectores en los que ya tienen gran repercusión en la estrategia de negocio y la manera de trabajar de las empresas, soluciones tecnológicas como la tele conferencia, el uso de Palm o Pocket PC, el ADSL, o, de un modo más relevante, la videoconferencia. Pero son sus actuales precios accesibles los que han creado nuevas oportunidades para las pyme, donde los márgenes de movimiento en cuanto a costes, posibilidades de ampliar mercados, búsqueda de proveedores más lejanos, etc., son menores.

No obstante, considero relevante destacar que muchas de estas empresas, y en especial, las pyme, tienen el riesgo de malentender la funcionalidad de dichas soluciones y caer en el error de adaptar la organización a la tecnología en lugar de poner ésta última a su disposición (a menudo para justificar la inversión).

Y es que el atractivo está justificado. La posibilidad de establecer nuevos vínculos con proveedores y clientes de todo el mundo con la mínima inversión, poder realizar entrevistas a distancia o cerrar negociaciones sin tener delante al interlocutor, son ventajas absolutamente beneficiosas para pequeñas y medianas empresas en expansión. Es evidente que la reducción de costes por movilidad en un mercado cada vez más globalizado y en el que las distancias y fronteras no representan un problema para casi ningún tipo de transacción, va a ser importante.

Sin embargo, la organización debe tener clara la finalidad de este tipo de inversiones. Hay entrevistas, negociaciones, etc. en las que se hace necesario el contacto personal, y en las que quedan justificados los costes de desplazamiento y de tiempo. De lo contrario, puede llevar a un enfriamiento de las relaciones con clientes, proveedores, etc., si no se sabe ver el nivel de uso adecuado de la tecnologia.

Tal y como ha pasado con otro tipo de tecnologías, las empresas deberán aprender a adaptar esta tecnología al uso particular que requieran. Por ejemplo, el uso del e-mail ha pasado a ser abuso, suponiendo innumerables horas perdidas de los empleados descartando, leyendo y contestándolos de un modo ineficaz, aunque aparentemente barato (dedicamos más tiempo de jornada laboral al correo electrónico del que dedican los fumadores en las tan cuestionadas salidas de la oficina para el pitillo).